GTD和思维导图
« Previous Entries管理中的“时间管理”——由“个人时间管理”到“多角度时间管理”
星期四, 08月 21st, 2008在发掘下属主动性前，领导者必须确保下属具有主动性。
——威廉·翁肯 唐纳德·沃斯 《谁背上了猴子？》
在1974年11-12月期的《哈佛商业评论》上，威廉·翁肯和唐纳德·沃斯联名发表了文章《谁背上了猴子？》，该文曾获该杂志最畅销的两篇文章之一。其中涉及了一个非常重要的理念：管理中的时间管理，而更深层的含义是：发挥下属的主动性，绝非管理者自行承担。
在文中，作者探讨，管理工作中有三种时间：受上司支配的时间、受组织支配的时间和个人支配的时间。前两种是身为管理者或中层经理必须去做的，否则必将受到惩罚，或早或晚而已。而第三种时间，则很不幸的包含了“受下属支配的时间”，更加不幸的是，由于管理者的管理不当，这部分时间甚至可能完全占据了“个人支配时间”。
为何会是如此？
情境一：当下属向你寻求解决办法，而您没有充分信息立刻给出结论时，您必须消耗时间去了解情况，然后给出答复，在这个过程中，问题已经在无形之中从下属身上跑到了你的身上！——作者称之为“猴子”。
情境二：当你要求下属完成某项任务，却没有规定完成时间和汇报进展情况的期限时，你需要不断想着这件事情，并且不断主动了解进展情况，你的时间再次被消耗了！
情境三：当你告诉下属，我要思考一个初步的方案，然后我们再进行讨论时，下属将无所事事，而你则忙忙碌碌——猴子再次跳到你的肩上！
回想一下我们每天的工作，我们是否也在做着同样的事情？身为管理者，你做事的时间要比下属长上很多，当你在办公室加班时，你的下属却在外面旅游——这一定是错了！一定错了！但是，我到底错在哪里？
回到文章开头引用的那句话：在发掘下属主动性前，领导者必须确保下属具有主动性。
当您希望发掘下属主动性时，您是否想过，上面提到的那些做法，其实是在扼杀下属的主动性，您已经在无形之中将主动性拿到自己身上，而非归还给应该具有的人——下属身上。其实，这就是问题的核心，最关键的部分！
在第一个情境中，管理者必须自行了解情况，消耗时间去思考解决方法，而下属则放弃了思考，只是在等待答案。
在第二个情境中，下属可能会因此拖延，上司需要不断提醒自己，并去督促。
在第三个情境中，下属无所事事，上司忙忙碌碌。
身为管理者，重要任务之一是帮助下属，为下属解决问题，但是帮助并不代表代替，当您选择代替时，主动性就已经被转移到您自己身上，下属的主动性就已经被您剥夺！当您希望发掘下属主动性前，看一看自己，您是否夺走了这种主动性！
对于需要管理者协助的事情或问题，管理者必须清楚的认识到以下几点：
对于下属的任何问题，要么放弃任务，要么给出答复，否则只会让经理消耗更多时间去分析任务失败的原因并解决问题。
管理者应该把给下属解决的问题数量控制在时间足够的范围内，每个问题的解决应5-15分钟之间。
只在约定的时刻给下属解决问题，而不要四处寻找问题，抓到一个解决一个。
面对面或电话讨论，而非邮件。当然可以选择邮件作为回答的一部分，但不是全部。
确定下一次解决问题的时间和主动性层次[1]，决不能模糊或不确定。
在具体实施上，可以选择如下方法：
禁止下属在主动性方面选择“等待吩咐”或“询问应该做什么”。迫使下属别无选择，必须掌握全部职责。
当下属遇到问题时，共同为下属确定下一步行动。如果不能确定下一步行动，把问题留给下属，而非自己。在下属离开办公室时，双方要商定下次讨论的时间和地点，并双方对主动性层次[1]达成一致意见。在约定时间再次讨论。
在给下属分配任务时，明确要求完成时间，并要求固定的时间给出进展情况的答复。
让下属思考初步的解决方案，而管理者则从大局性质的思路出发，确定大概的方向和原则，而非方案。当双方讨论时，双方从各自不同的角度去完善和分析方案，得出初步的结论，由下属具体实施和完善，之后再做进一步讨论。
在解决问题时，管理者需要告诉下属自己的原则：
“任何时候我帮助你解决这个或那个问题，你的问题都不会变成我的问题。在你的问题变成我的问题的那一刻，你就不再有问题了。我不能帮助一个没有问题的人。”
“在这次会面结束时，你的问题将与进来时一样由你背着离开办公室。你可以在任何约定的时间来请求我的帮助，我们会共同确定我俩中谁来采取下一步行动。”
“一般情况下采取下一步行动的人不会是我，万一是我的话，你也要和我一起做出决定。我是不会单独采取任何行动的。”
如果我们可以有技巧的做到这些，不仅不会降低下属的主动性，反而会给下属的主动性提升带来更大空间！而管理者，更加可以从中获得至少三个方面的收益：首先，管理者通过减少“受下属支配的时间”来增加“可支配时间”；其次，管理者可以将这部分“可支配时间”用于提高下属的主动性；最后，管理者可以将时间更多的分配与领导和组织交给的任务上，甚至是更加长远的思考。
其实，本话题谈到这里，已经不再是一个单纯的“时间管理”问题，更多的，是一个管理方法的问题，但是它是我们日常时间管理的重要部分。唯有注意了这些方法和细节，才能更好的做到时间管理！
当我看到这篇文章时，我才发觉自己对时间管理理解的肤浅。之前的我更多的是在从个人管理的角度来思考时间管理，但是我们的时间却绝非仅仅属于我们自己，当我们轻视了某些方法和细节时，我们的行为直接导致了其他人主动性的缺失或其它问题，进而导致我们的时间被大量占用！这篇文章为我打开了时间管理更深层次的大门，把我从原来的“偏重个人管理的时间管理”带入到“多角度时间管理”的层次，后续，我还要不断思考这方面的问题，进一步提升时间管理的能力。
在此，谨以此文献给热爱时间管理、热爱能力提升、热爱GTD的朋友们，希望可以拓展思路，带来一些启迪，更加希望大家能够给我留言，谈谈您想到的“多角度时间管理”相关话题，让我们共同讨论，共同提高！
注：
[1]主动性层次：
等待别人吩咐(最低层次的主动性)；
询问该做些什么；
提出建议，然后就采取相应的行动；
采取行动、但立即提出建议；
自己主动行事，然后定期汇报(最高层次的主动性)。
————-分割线—————–
近期实在太过忙碌，博客一直没能更新，最近公司给了我一个非常好的锻炼机会，真的让我体验到：下班回家，什么都不想做，只想睡觉的感觉了！不过我现在每天都在记录工作上的事情，等到这个Project初步完成之后，我会对很多贯穿其中的事情做以总结和归纳，形成系统化的思考和文章，相信这种真实经历的记录与思考，会成为一个或几个经典的系列文章。
同时，近期我会努力找时间整理自己近期思考的内容，将这些零散的碎片整合成为一个初步的框架体系。虽然我还没有开始尝试，但是我有一种感觉，这些内容已经可以成为一个初步的系统化内容了。这部分工作应该不会拖得太久，毕竟我在日常工作和思考中还需要不断用到，应该在不远的将来就会推出一个新的系列文章！
《高效冠军：极速提升个人工作效率与竞争力的32个技巧》各种时间管理、精力管理方法的大集合
星期日, 04月 27th, 2008 这本书算是市面上能够见到的大部分“时间管理”、“精力管理”书籍的集合，基本上作者写到的东西，我都研究过，也都能看到其他书籍中涉及的影子。
这是这本书的优势，也是劣势。优势是，把这些东西结合在一起，成为一个整体，能够形成一个系统，给人们更多的启迪，但是在这本书中，这个系统并没有有效建立起来，诸多系统之间依旧是独立的，没有联系性。这算是写作的失败。而劣势是，每个方面都有所涉及，但是每个方面都写得非常粗浅，当然，这是必然的，想要通过一本书把这些系统都说清楚、说深入是不可能的，但是我个人建议作者能够在每个方面提供一些建议的书籍、网站等，这样也可以便于读者进一步阅读和研究。
这本书对于我来说实在没有太多可取之处，并不是说这本书不好，只是对于我来说，还是那句话，他涉及的东西我都了解了，甚至都已经用博客（古道视野 http://www.GudaoVision.com）文章的方式写出来了，所以基本上一本书一个小时搞定，如果大家没有涉猎过这方面的书籍，还是推荐看一下的，毕竟，可以有一个总括性的了解。
[GTD][实施]GTD执行经验谈（一）
星期二, 01月 15th, 2008完成年规划、三个月规划后，我将project成功分解为Actions，导入GTD系统（使用工具Outlook），开始执行过程。
当我面对诸多Actions时，我发现了一个与之前执行过程并不相同的思路，在这里加以介绍，以供大家参考。
由于我今年的三个重点任务非常耗费时间和精力，同时调换部门也导致时间大量消耗，让我有一定压力，这也让我在做三个月计划时，砍掉了很多不太重要，和不太紧急的任务，剩下的project基本上可以说都是不得不做的――当然，这里的不得不做并不是谁逼我，很多都是重要但不紧急的工作，但对于我来说，它们是不得不做的。
当我每天面对Actions列表时，我发现，自己看着每个情景下都有十几个actions没有完成是一件比较痛苦的事情，同时，当我面对它们时，我都会做一下判断哪个现在做，哪个不去做，这样就会导致某些让我感到相对痛苦的actions放在列表中很久没有完成。其实，没次行动时判断是否去做，是符合GTD思想的，但是我选择了不同的道路：我将每个较容易完成的Action都先做完――这样做不是在浪费时间有一个前提：在我的GTD系统中，每一个Action都是经过我认真思考，确定必要的。（这里涉及一个重要性划分的问题，请参见文章”[GTD][疑点和思考]如何划分重要程度？“）
现在已经基本完成了大部分的Actions，心中真的是倍感轻松，可以更好的将精力投入到相对较大的project中来了！不过这种方法，仅供大家参考，毕竟它和GTD的思想是背道而驰的，同时，我之所以选择这样做也是因为我有其他步骤中的行动作配合，具体的效果还要靠我以后的不断实践来验证。
相关文章：如何制定年初规划（含规划模板）避免规划无法落实：一年做好一件事――年规划的核心[GTD][疑点和思考]如何划分重要程度？[GTD][实施]行动 ：不要梦想把所有事情都做完
Tags: GTD实施, GTD疑点和思考
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避免规划无法落实：一年做好一件事――年规划的核心
星期日, 01月 13th, 2008多朋友提到，年规划可行性不强，列规划一大堆，到了年底却发现其实有一半没有去做。如何避免？一句话：一年做好一件事！
这是姐姐给我的建议，她真的是我最优秀的导师之一，每次聊天都能让我有所收获。看起来一年做好一件事真的很浪费时间，但是认真想一下，你会发现，如果真的能够做到一年做好一件事，用不了几年，您就可以做的非常优秀！对于很多人来说，年规划写了一大篇，计划做了一大堆，日程表排得满满的，想做的事情更加不少，可是到头来，却发现自己一年的时间，一件事都没有真正做好。
我的建议是：年规划最核心的思想就是，一年做好一件事！
秉着这个思想，在年规划的划分时，就需要进行考虑，在我的年规划模板中，提供了7个主要分支：事业、情感、社会责任、休闲/娱乐、理财、个人能力/修身、健康，在这些方面中，需要首先选择两、三个作为主打方向，并不是次要的就都不做，而是做花费时间、精力较少的事情来做。同时，做年规划头脑风暴必不可少，您可能会写出一大篇的Project想做，如果这些Project有耗费时间较长，又不在前面提到的“主打方向”内的话，基本上就可以删去了。接下来，就进入最困难的“做减法”的过程。
忘记是谁说过的了，说做减法是一件非常困难的事情，其实“一年做好一件事”就是“做减法”的思想，您可能会非常犹豫，感觉那件事情也不能删掉，感觉哪件事情都是紧急的。我的建议是，从两个方面考虑：
1、给每个Project划分重要/紧急四象限：这个四象限大家应该都比较清楚，不必写出来，在头脑中自然会有一个反应。
2、给每个Project估计大概花费的时间：这是非常重要的一个指标，因为你的时间是非常有限的，但绝对不要因为一件事情用一年的时间做不完就不去做！时间的评价仅仅是在四象限选择之后的一个备选方法而已，我基本上是不用这种选择方式的，我还算能“砍”的那种，呵呵。
完成了“做减法”的过程以后，您就会发现，其实您的年规划内容并不是非常的多，大的Project剩下大概三、四个（我是三个，实在减不下来了，很难完成的说，还是减法功力不足啊！），其他的都是比较小的project，需要耗费的时间一般不长。后面的工作在“如何制定年初规划”中都已涉及，就不再重复了，无非是分解、导入GTD系统而已。
一年做好一件事：这是年规划的核心！
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Tags: GTD实施, GTD时间管理, 人生规划
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如何制定年初规划（含规划模板）
星期四, 01月 10th, 2008新的一年已经开始，很多朋友都会做一下新年规划，介绍一下如何制定年初规划。
我一般会使用工具“思维导图”和GTD，具体软件是MindManager和Outlook，但是，我觉得这只是一个方面而已，我介绍的东西相信在思想上应该是通用的。
首先，建议大家阅读一下我关于人生规划的文章，因为要想做年规划，人生规划是必不可少的，这个是基础。然后，正式开始规划08年。
我认为年度规划是一个目标性规划，但同时更加是一个细节的Action规划，我们从人生规划出发，细化到一年的规划，进一步分解到每个季度的规划，并落实到每一天的工作生活中来，真正的规划是为了我们能够具体落实，一个没有可行性的计划是没有任何价值的。为此，我不仅仅会做一个年规划，同时还会做季度规划，并且每三个月做一次季度规划，让年度规划真正落实到位。GTD系统给我提供了很大的帮助，如果有兴趣，大家可以参考――?栏目。
1、建立“08年规划”思维导图：我的分类方式依旧是七类：事业、情感、健康、休闲娱乐、社会责任、个人能力/修身、理财。生活是包含在情感里面的。点击这里下载“年度规划模板”。大家可以参照这个年度规划模板来做头脑风暴，把自己能够想到的所有东西都填写到相应分枝内，具体方法可以参考GTD“收集”相关文章。
2、建立“2008年规划分解”思维导图：建立了年度规划导图以后，您会发现利用这个导图来做Project分解时非常不方便的，比如说，在事业方面，需要阅读专业书籍，在个人能力里面也需要阅读书籍，虽然可以直接分解成细小的方面，不过至少在今年，我选择重新建立一个规划分解的导图，将不同类型的内容放到不同的分支之内。在这个思维导图模板中，我分为六个部分：Project、社交、常规工作、放入日历、日常、阅读。Project是最宽泛的一个部分，不过这里的Project特指在一定时间内，在一定条件下可以完成的内容；社交主要以角色划分；常规工作，主要是为了记录今年所有需要做的事情，比如你们公司到年底前需要报销电话费，您又没办法现在去做，那么就可以列在这里，它最主要的作用是为了提醒自己；放入日历，指在特定时间去做的事情；日常包含了每天都要做的事情，不必要放入GTD系统中，比如健身、拿相机多拍照等；阅读是我的重头戏，里面包含很多需要阅读的书籍。现在将前面一个导图中的全部内容贴到这个新的导图中来，将每个内容归类到对应分支中去，这样就形成了一个初步的“规划分解”导图。
3、分解“2008年规划分解”导图：现在将“规划分解导图”分解，把每个要达到的目标作为一个Project，分解成不同的步骤，细化到每一个可以直接执行的Action，并导入到Outlook中。具体分解方法，可以参考GTD相关文章。
4、建立“季度规划”思维导图：我一般以一个季度为单位设定详细计划，在我看来，情况一直在发生变化，我们的思路也在不断变化，所以，现在就做好一年的细节计划是没有太大意义的，以三个月为周期相对较好，既可以完成较大的Project，又可以经受时间和条件考验。建立导图“季度计划2008.01-03”，将“规划分解”导图内全部分支copy到这个导图中来，选择您需要在这三个月内完成的Project，保留它们，删除其他全部Project！
注意：在这个方法中，要注意在第三步骤中，一定要把所有Project分解成Actions！就算您在季度规划过程中发现了更好的分解方式，也要在“规划分解”导图中分解，然后copy到“季度规划”导图中来，这是为了后续工作方便，当渡过一个季度以后，您需要非常清楚的了解哪些Project已经完成，那些Project进行了部分，通过这种方式，您可以在一个季度以后做到一目了然！
―――――――――――-
最近忙的一塌糊涂，不要说博客更新，连年度计划都没有时间做，从圣诞节开始感冒，然后不停饭局，之后29号回北京，30去天津，31回北京，1号饭局，2号去项目，3号出去考察了7家公司，4号回北京，5号大连，6号北京，7号半天会下午回项目，我的感冒要是能好就见鬼了！！（听说苹果芯也感冒了，哈哈，同喜同喜！我们两个打算周末聚会的时候把这个喜庆的感冒传染给大家，从今天开始我不吃药了，明天出去冻一下，浇头凉水，传染力强些……）
今天终于稍微有点时间，把我的年度计划做完，不过还有很多细节的地方没有进行分解，后面还有很多工作要做！另外，最近也在考虑博客更新的问题，准备在这次年度计划中要认真考虑一下，以便后续定时更新，毕竟现在工作非常忙，新东西很多，也有很多隐形复杂的问题需要考虑，时间太紧了！不过我相信，博客还是会继续更新的，英语学习不能丢，专题研究更加不可能放弃，它们都是“不紧急但重要”的事情！
Tags: GTD实施, GTD时间管理, GTD模板, 人生规划
[GTD][实施]解决GTD无法落实！
星期五, 11月 9th, 2007GTD的思想虽然复杂，但不难理解；理论上存在一定疑点，但不难思考；系统上虽然庞杂，但不难建立。GTD最重要的问题全然不在这些地方，而在于对任何一个实用型知识来说的通用难点：落实和坚持。
经常听到朋友谈及GTD，总是面临着同样的问题，我无法坚持，我无法做到按照GTD的标准执行，我尝试GTD很长时间，但是依旧没有办法全面实施GTD。我给您一个建议：每天做所有的事情均查看ToDo List！坚持一周！
刚开始实施GTD时，常见的错误有两个：
1、To Do List清单不全，尤其是习惯性事件没有列出来。比如每天早上跑步，这是每天都要做的，您是否写进List了？又或者，您决定看书，每天都会看，这一点您是否写进去了？据我所知，很多人并没有这样做，因为大家觉得这样没有什么必要，这已经成为一种习惯，我们一定会记得这件事情的，又不会遗忘，为什么要写进去呢？
2、做事时不去查看ToDo List刚开始做GTD时，经常会出现这样的情况，坐在电脑前面看一点每天必看的页面，然后就是无限延伸的点击，或者是做任何头脑中突然闪现的事情，结果一天结束之后发现，自己的To Do List并没有缩短，反而增长了不少。又或者晚上闲暇，随便拿起一本书，你知道可以从中获益，便开始阅读，不知不觉，一个晚上过去了，您也确实获益了，但是这就是您追求的吗？时间管理并不是为了让你避免浪费时间，而是让您更加有效的利用时间！您可以去休闲，但是如果您希望做一些对自己有益的事情，您需要做给自己带来最大收益的事情！
这两个看似不相关的问题，其实有一个共性：您在无意之间把To Do List当作了一个避免遗忘的提醒工具，却忽视了To Do List一个非常非常重要的作用：重要性区分。
我在重要性划分这个话题上认为，存在三种方式来区分重要性：按照GTD书中要求不区分重要性，当您看到List时自然会有选择；网上常见方法，在每个Action上区分重要性，最好每天先做重要事情；我自己的方式，在Project List上区分重要性，To Do List中只剩下重要的事情。不论选择哪一种方式，在查看To Do List时，它都给我们提供了一个非常重要的“重要性区分过程”，不论这个过程是在List形成前还是形成后。当您的头脑中想到了一件事情，立刻去做时，如果它是没有超过2分钟的，我持无所谓态度，但是一旦它消耗的时间较长，在没有检查ToDo List前就立刻去做，您很可能由于缺少了检查重要性的原因而做了一件非常不重要的事情，时间，就这样浪费掉了！
所以，我的建议是什么？把所有的事情，所有的，不论是常规的，还是您自然会做的，全部放入InBox，经过五个判断和实施的步骤，列入ToDo List，不论任何时候，您打算做一件事情时，都查看一下To Do List！
在这里，我发起号召！尝试这样去做，做一周！然后给我留言，大家一起交流一下感受！到时，我们重新讨论！
[方法]“潜意识决策”有谁不想做到？
星期五, 10月 12th, 2007不论在商业中，还是在日常生活中，我们经常会发现有这样的一些人：一个非常复杂的事情到了某些人的面前，他们立刻就可以做出决策。就像一个无比复杂的公司摆在巴菲特面前时，他可以很快决定是否应该把钱投进去！这是我一直关注的问题，也是我一直在问自己的问题：我如何才能做到？
很多人对此的答案是，丰富的经验，无比丰富的经验，让你可以直接看到其中的关键，当一家公司摆在巴菲特面前时，他自然会清楚的知道自己应该关注哪些方面，这是一个信息极大缩减的过程，由此，在他的眼中只有几个或者几十个关键点是需要考察的，而经验的丰富让他可以迅速对这些需要评判的点做出判断。这个大概可以理解为经验的力量。
但是对此，我还有另一种想法，虽然没有经过验证，并且也从未从任何地方受到佐证：那就是，艺术的思路。在我看来当今世界的知识体系可以分为三个部分：科学、艺术、哲学。科学是我们日常生活最紧密的东西，也是我们最为相信的东西，我们习惯性的将所有事情从这个角度分析，因为这是我们的习惯！但是很大程度上忽视了哲学和艺术。与科学讲究严谨不同的，是艺术和哲学，由于与本文关联性不大，这里暂不讨论，但是当你看到艺术时，你可以很容易的与本文主题建立一个联系，那就是当你看到一件事情摆在眼前，用潜意识迅速做决策时，你并不知道其中所包含的思维过程，很大程度上只是即刻的反应而已，这在很大程度上与艺术的思维方式相近！这是我以后需要认真研究的话题！如果哪位朋友很有兴趣，希望我们可以共同讨论！
对于这两种思路，我觉得都有必要进行研究，因为他们都将引领我们通往同一个迅速决策的终点，而之所以两者不可偏废，在我看来更多的是寻找一个适合自己的思路，人们普遍认同的思路和方法不一定就是正确的，更加不一定是唯一的，我需要找到两种思路的不同，两种思路要达到目标所走的途径，就目前来说更重要的，我需要找到哪一种思路是更加适合我的！
由于对艺术的思路仅仅只是一个开始，这里无法延伸展开，陈述一下我对“经验思路”的想法。
在经验思路中，最重要的有三个方面：
1、在大量信息中找到关键点。
2、对关键点迅速判断。
3、针对上述两点迅速得出结论。
要想实现上述三点的目标，我们所需要的都是经验，这不仅仅只是逻辑上的思考，当然这很重要，但是不能仅仅局限于此，尤其是我们没能做到“一通百通”的境界时。对此，我目前的思路是，对各个事情建立模板，也就是做事的流程，通过把很多事情流程化，找到其中的共性；通过流程化，不断的重复，使之成为在头脑中可以迅速反应的方式。
在GTD专题中我提到“建立模板”的方法，针对Project建立模板，这样可以大幅度减少简单工作计划的时间，但是这里要上升到一个新的高度，不仅仅对独立的Project建立模板，还要总结同类Project进行归纳，形成一类Project的模板，进而不断努力达到“潜意识决策”的目标。
具体实施方法：
1、建立日常生活的各种模板：
比如对于旅游，从计划到查找资料到决策到实施，你都需要经过哪些步骤，需要考虑哪些方面的问题，需要穷尽，这些东西都应该涵盖在“旅游”模板中。这套模板将会是一个繁杂而庞大的范围，将会有一系列的事情要做，工具我建议使用“思维导图”。这一点是后续步骤的基础，同时就单纯这一事件来说也可以减少重复计划的时间，并且可以确保我们不会忘记很多事情。
2、不断总结和完善模板，流程化：
初步建立起各种模板之后，在实际行动中，您可以发现其实还有更多东西需要添加，还有更多的因素需要考虑，把它们增加进去！逐步完善，对于流程化的思路和益处请看我前一篇文章，相信会有所收获。
具体措施：
在GTD中，当完成了一个相对复杂的Project时，在当天的Review中进行总结和归纳，看看自己做对了什么，做错了什么，还有什么发展的空间，如何能够做到更好！把这些东西总结进模板中。
3、总结一类模板，找到共性：
当模板数量逐步增多时，您会发现很多的Project是一类的，当您把模板中的东西用关键词的方式进行总结和归纳时，您会发现其实都在使用着同样的思路和思维方式，甚至在考虑着同样的角度和方面，这个时候把这些模板横向联系，就可以直接补充其中的遗漏，这是我最喜欢的步骤，因为在这一步骤中需要的是思考，而不是实践――能够有不通过实践获得益处的事情实在是太棒了！因为实践是更加耗费时间的事情！
具体措施：
不要在模板数量很少时硬做这种事情，因为那是事半功倍的，很多事情需要一个由量变到质变的过程！
4、不断实施和演练，直到成为一种潜意识行为：
当形成了诸多的模板后，遇到任何一件事情您就可以套用这个模板来进行规划，当不断的尝试之后，自然会在头脑中形成一个定式，但是在这里我要强调一点！一定不要忽视了“完成Project后总结其中的好坏之处”，因为你需要的是不断发展，而不是满足现状，虽然按照现有模板，可能会做的很好，但是它不是最好的！要形成一个定式，但是更加要打破这个定式――这才是不断前进的方法！我相信按照这种思路不断实践下去，我们会形成一种潜意识，迅速找到我们希望找到的东西，迅速决策我们希望决策的事情！
流程化在生活中的重要意义
星期五, 10月 12th, 2007在企业管理中，有两个很重要的方面，也可以是三个：一个是流程化，一个是创新，还有一个是两者之间的平衡。
流程化让企业降低成本，面对新问题，可以给员工一个思路，面对老问题，可以给出一个答案，它让人们至少不会犯大错，因为需要考虑的因素都已经考虑到了，需要做的事情都已经在其中拥有了体现。
创新是与流程化相对应的一种思路，它强调的是不拘一格，不断发展和完善。
两者之间的平衡是非常重要的，因为流程化、标准化让公司少犯错，但是少犯错就意味着较难进步，人们总是会安于现状，它让人不犯大错，但是难以突破，这就需要创新了！目前我个人的态度是以流程化为基础，大力推行创新，因为流程化、标准化是要有发展的，是需要完善的，这才是不断最求最好的方式，我们需要不断按照流程化行事，但是不断总结做过的事情，找到其中的不足，不断完善，我们需要不断创新，打破流程，立而后破、破而后立才是不断发展的途径！在这里找到两者之间的平衡就很重要。
说了一堆的企业管理，其实这里我想说的是个人管理，是GTD！想想看，其实这些道理对个人也是适用的，我们需要一些流程化的东西，不管它们是不是真的用思维导图的方式表现出来还是用书面文字的方式白纸黑字的摆在眼前，它们都是一直存在的，而且它们给我们带来好处：所谓经验的好处！经验的好处很大程度上就是源于流程化，当然这是一种流程化的粗浅表现形式，是未经提炼的形式。我建议通过对各个Project的分析建立各种模板，包括生活的方方面面，这就是在给我们生活中的流程化！它可以极大的减少重复决策、计划的时间，可以尽力避免考虑不全面的问题，可以减少对大量重复时间的解决时间。
而创新，就不用多说了，在不断实践中您自然会做到。
对于两者之间的平衡，目前我的建议是，在做完Project时，进行归纳和总结，不断完善原有模板，甚至打破原有模板！
这才是我真正强调“建立模板”的原因，因为它将带给我们生活的巨大转变，思维方式的巨大转变，我们将从多方面获益！（我比较懒，所以我会尽力榨干每件我做过事情能够获得的益处，这样才能够用更短的时间取得更大的进步。）
—————
本来想更新“谈读书系列”的文章的，也写好了一篇，不过最近几天，对于“方法”这个主题思考较多，想到了一些东西，感觉有些益处，就赶快发出来了，希望能够有所帮助！这篇文章只是针对GTD来谈流程化和方法的，明天更新这个主题的另一篇文章，但是将会上升到一个新的高度！把下一篇文章归入“方法”的专题，而非GTD专题，因为方法是在所有事情中都包含的，为确保“相互独立”原则，把方法统一提出来做一个单独的专题。当然有了方法的思路还是非常不够用的，我会把单独提炼出来的方法再次融入到GTD中，因为我更加感兴趣把总结出来的技巧融入到真正的实践中去！
[GTD]时间管理系列图书（二）
星期五, 10月 12th, 2007本来今天应该更新“谈读书”系列的东西，不过目前还在读书的阶段，很多东西没有整理出系统的东西，又不想把太过中间阶段的东西发出来，以免引起误导，加上自己十一期间补充阅读了一时间管理方面的书籍，还是发现了两个不错的，补充说明一下吧。尽快完成谈读书系列。
《如何有效掌控你的学习时间》这本书是给学生看的一本书，当时在网上买的，没有翻看，对我基本没有什么用处，对学生来说还好吧。基本上，有关时间管理的关键点都涉及到了，不过我是再用GTD，所以这本书对我意义不是很大，但是对于这种厚度，尤其是对不希望做GTD的朋友来说，这本书是不错的一本！
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这本不能算作时间管理的书籍，更多涉及的是生活应该包括什么。而且1908年写的一本关于时间管理的书籍也实在不能对我有太大的帮助。
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现在好像比较流行用各种各样的动物来说事儿，这本书只能说一般，价值不是很大。
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核心是3P：Priority优先要务；Propriety合宜（与正确的人做正确的事，得到正确的结果）；Commitment执着（专注重要事务，每天做到日事日清，持之以恒）。作为时间管理的书籍，内容还算可以，不过和我看过的其他时间管理书籍相比没有太多的新意。
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（这本书中让我受到启发或者增加内容的东西是我一直没有搞清楚的部分，没有本质上的飞跃，但是让我更加清楚的认清了一个问题，可以说，它是通过另一种手法来写作，引起了我的思考。） 这本小书是很不错的一本书，我个人认为它将对“不能有效确定Project重要性”的朋友带来很大的帮助，而碰巧在我看来几乎每个人都没能很好的区分每个Project的重要性。所以建议每个人都能简单翻阅一下这本时间管理方面的书籍，因为它实在是很薄，才一百多页而已…… 下面是几个对我来说有启发的地方，并不是这些东西我以前不知道，而是它帮助我理清了一个思路和顺序： “你要成为你的关键结果领域绝对优秀的人才，这是你的生活和职业生涯中最重要的事情。”“每个工作都可以分解成大约五至七个关键结果领域，任何一个领域的失败都可能导致全盘皆输。”首先搞清楚工作的关键结果领域，把这些领域的工作能力分成从1到10十个等级，看看自己的优势和劣势――你最弱的关键结果领域会影响你发挥其他技能和能力的水平。问自己一个问题：“哪一项技能，如果我提高并做得出色，就能对我自己的职业生涯产生最大的积极影响？” 你的优势在哪里？迄今为止你的生活和事业取得成功的最重要因素是什么？你过去做过的最重要的事情是什么？把精力和时间投入到这些你喜欢和你擅长的事情上来。 你的劣势在哪里？你必须找到决定能否迅速实现个人目标的自身限制因素或限制技能。我本人有什么问题对我构成障碍？什么因素决定我实现想要实现的结果的速度？ 从难事入手。回头整理到思维导图中。
这本算是这个系列的最后几本，大多书籍在我看来了无新意，不过这本给人耳目一新的感觉。其中包含的关键点和理念或许是我早就已经知道的事情，但是作者的思维方式和思路再次让我耳目一新，可以说是他在《高效能人士的七个习惯》之后的又一让我感到震撼的作品！（7个习惯系列的其他作品实在让我有些太失望了！有这本也算增强点我对他的自信……） 不过这本书与GTD的思想有很多冲突的地方，让我感觉需要补充进GTD的内容很多，目前不想投入太大的精力进行研究，不过用不了多久我会重读这本书，做详细的分析、整理，当然，还有思维导图和读书笔记！
这个系列的书基本上算是告一段落了，虽然还有两本没有弄到，一个是《精力管理》，一个是《关键点》，当然还有《要事第一》回头祥读，不过也要等我实施GTD一段时间以后了。其他的看了两本 麦肯锡工作方法的书，主要是在GTD中重要性划分、80/20法则还有一些疑问没有弄得非常清楚，加上对做事方法上一直有兴趣研究，不过这个是下一个专题要做的工作了，暂时不想讨论太多，发现最近对方法这方面的话题很感兴趣，说不定下一个系列就写这方面的了，不过目前还是先把“谈读书系列”完成，书已经读过十几本了，不过大多比较重复，系统化的东西目前还没有形成，尽快发出来！
[GTD][实施]GTD经典错误杂谈
星期五, 09月 21st, 2007这篇文章中提到的很多内容已经在前面的文章中有所涉及，这里系统总结一下不过是起到重点强调的作用。
1、把GTD神圣化：不要认为GTD是唯一也是万能的时间管理方式，它不过是无数种时间管理方法中的一种而已，没有必要要求每一个人都去做GTD，也没有必要所有的事情都按照GTD的要求来做，重要的是适合您自己！我之所以认真思考和研究GTD，因为它包含了很多非常优秀的道理在其中，而且与我原来的思路相吻合，所以当我了解到GTD时，它带给我更多的思路――仅此而已。2、初始阶段不要对GTD做太多的改动：这个看起来与前面一点相矛盾，还是那句话，度的把握的问题。我认为GTD应该是一件私人化的东西，所以每个人最终形成的适合自己的GTD系统应该是唯一的，在细枝末节上是不同的，虽然很可能大家的基础思想都是一致的。但是在GTD实施的初始阶段，我不建议做太多的思考和改动，因为当您没有太多经验时，这些改动往往是弯路的一个代名词，虽然很可能给您带来更多的想法，但是于我看来GTD的初始阶段最关键的是：真正把GTD实施起来。当它已经初步成型，再进行细化和思考不迟。3、盲目寻找工具：我的建议是，最好先按照我给出的GTD的实现中的工具来做尝试，重要的是开始实施GTD。工具，只是为了让我们更加便利的达到所希望的效果的途径，而非目的，当然如果您爱好GTD，或者把它当成一个课题来研究则另当别论。我相信GTD肯定会有更好的工具来实现，绝对要比Outlook + MindManager好得多，至少可以避免同步和导来导去的问题，但是绝不要因此而非要找到合适的GTD软件之后才开始实施GTD，因为到那个时候您的激情很可能已经消贻殆尽。更何况，如果您甚至没有真正开始实施GTD，自然不可能深入思考很多过程如何实现，那么，您又如何能够找到真正适合你的GTD工具呢？我认为选择合适工具至少要在您的GTD系统正常运转三个月之后，因为您已经真正建立起GTD系统，并且总结了一定程度的经验和教训，自然也已经对这套软件的优点及不足有了更深层次的认识，同时自己也对GTD有了更深层次的思考，这个时候您自然可以找到一款更加适合您的GTD工具。4、把规划作为“收集”的一部分：这是我在前面强调多次的问题，在这里再次强调，而且我认为强调多少次都不为过：绝对不要想着把所有的规划都做完之后才开始实施GTD！它将消耗您大量的时间和精力，而且很可能没有一个确切的结果，如果您没能避免这一点，很可能造成整个GTD系统还没有开始就已经结束！我的建议是，把“规划”作为一个Stuff放入InBox，把它分解成那个几个Project逐步来做，给自己一年的时间真正完成这个规划，如果有必要，您甚至可以去找职业的人生规划公司帮您，但是给自己宽限一年的时间，而不是在收集阶段完成！5、太长的ToDo List：我相信您一定会在InBox中放入非常多的东西，我相信您一定会做出一个非常长的Project List，我更加相信当您看着这个List时很难删除某些项目，即使您觉得它们好像真的不那么重要，但是不敢确定！不论如何，您都一定要认真思考，区分重要程度，删除大量的Project，否则，您的ToDo List将是一个非常非常非常长而无效的List！太长的List存在很多的弊端，最明显的就是当您需要检查这个List时，您需要很多的时间去查找哪个是当前适合去做的，同时您的身上总是有很大的压力，因为太多的事情没有去做，最后，ToDo List太长也能够反映出一个问题，那就是您做的这些事情中一定有很多事情是第三、四象限的！建议您依据我在“”中提出的建议，在组织阶段就删掉大部分Project，当然您可以把它们放进一个专门的垃圾桶，而不真正删除，每个月重新查看，但是不要把它们留在Project List中，也不必做对这些Project做计划分解。另外，在组织阶段删除过程中，如果您真的很难确定哪些是需要删除，哪些是不必要删除的，我建议最好的办法是做完十年规划后进行疯狂梦想，也就是把十年规划压缩到五年完成，您自然会知道哪些事情更加重要了！
———-胡言乱语———-这次回到项目上，突然发现自己的鼠标居然坏掉了！单击变双击，搞得很烦！我用了快到五年的微软鼠标啊！不过好像还差几周没有过保修期，这周回北京修理一下！